A gestão de estoque pode parecer uma prática básica para qualquer empresa, mas por incrível que pareça muitas ainda não dão a devida atenção ou negligenciam esse departamento, focando apenas no aumento das vendas.
Independe do segmento de atuação ou do porte da empresa, um estoque bem gerenciado traz vantagens que vão muito além dos materiais organizados fisicamente.
Os custos podem ser reduzidos ou remanejados para outras áreas estratégicas e a produtividade pode ser aumentada.
No post de hoje apresentamos cinco dicas para o funcionamento saudável do estoque da sua empresa:
- Organização do estoque e levantamento do inventário
A organização física do estoque evita muitos problemas e é o primeiro passo para uma boa gestão. É fundamental manter os materiais separados de acordo com critérios claros. É no processo de inventário que devem ser levantas as informações das unidades de cada produto, os custos unitários e custo total das mercadorias.
A preparação e renovação do estoque devem levar em conta o histórico de pedidos da empresa, as tendências de mercado e também a projeção das vendas do seu negócio.
Um estoque bem organizado e bem pensado evita desperdícios, prejuízos, economiza o tempo da equipe de atendimento, não gera uma espera desnecessária ao cliente e evita o desfalque dos produtos mais procurados.
- Sistema de controle de estoque
O controle do fluxo do estoque (o que entra e o que sai), com datas e quantidades, deve ser feito como rotina.
Muitas empresas ainda fazem o controle de estoque manualmente, mas essa não é a forma mais indicada, uma vez que é mais demorada, mais trabalhosa e pode gerar erros com frequência.
O gerenciamento de estoque informatizado, com o uso de planilhas ou softwares traz agilidade, mantêm os dados acessíveis, evita erros e retrabalhos e oferece relatórios com informações detalhadas que auxiliam na tomada de decisão. Para micro, pequenas e médias empresas um sistema de controle gratuito pode ser suficiente e auxiliar muito no dia a dia.
As planilhas de controle funcionam muito bem para estoques menos complexos. Vale a pena investir tempo na construção de uma boa tabela em ferramentas como Excel, Google Docs ou BrOffice.
Existem também muitas opções de sotfwares de gestão que podem ser baixados gratuitamente, como o Programa Nex, Sistema de Vendas 2.0 e ADM Estoque. Opções mais elaboradas e detalhadas, como o Cest Controle de Estoque e Gerenciador Eficaz 7 podem ser opções interessantes de softwares pagos para investimento.
- Capacitação dos profissionais para gerenciamento
Escolhida a ferramenta de controle de estoque, é importante capacitar os profissionais responsáveis pela manutenção e atualização das informações. De nada adianta investir em uma ferramenta se ela não estiver sendo bem utilizada.
Esse treinamento deve ser constante para que os responsáveis pela atualização conheçam todos os passos do processo e garantam a manutenção do estoque e o envio correto dos pedidos.
- Centralização da atualização das informações
Uma boa estratégia para a gestão do estoque da sua empresa é centralizar a atualização das informações. Se não for possível manter a atualização apenas com um colaborador e sim com uma equipe responsável, é fundamental desenhar bem o processo, para que as informações não sejam perdidas ou duplicadas.
Periodicamente o estoque deve passar por uma conferência mais completa, para verificar se o saldo apurado no controle está de acordo com o estoque físico.
- Cálculo dos custos de armazenamento
Armazenar os produtos em estoque tem diversos custos para a empresa, desde o espaço físico utilizado, passando pelos custos com a equipe, até os valores investidos no controle.
É importante mensurar esses custos e entender qual o impacto deles no seu orçamento geral. Ter consciência de qual montante é gasto mensalmente com o estoque é importante para projeções de aumento de estoque e para tomadas de decisão.
A importância do controle do estoque da sua empresa
Uma boa organização e gestão de estoque possibilita a redução dos custos para a sua empresa, através do aproveitamento do espaço disponível, melhora a rotatividade dos produtos, possibilita que você tenha total conhecimento e entendimento da estocagem e auxilia a tomada de decisões em estratégias para sazonalidades e promoções.